Hệ thống phân phối hàng hóa là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, góp phần trực tiếp tạo ra doanh thu. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần các giải pháp tối ưu ở mảng này. Vì vậy trên thị trường có kha khá các phần mềm quản lý hệ thống phân phối đa dạng các tính năng, vai trò, khiến doanh nghiệp hoang mang, bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ Tác dụng của phần mềm quản lý hệ thống phân phối cho doanh nghiệp

Thế nào là phần mềm quản lý hệ thống phân phối?

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối ra đời với mục đích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, thay thế cách quản lý truyền thống cũ. Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (Distribution Management System – viết tắt là DMS) là mô hình quản lý từ nhà sản xuất tới nhà phân phối và các đại lý.

Phần mềm sẽ tập trung tối ưu việc quản lý các hoạt động phân phối sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Các hoạt động phân phối sẽ bao gồm nhiều mặt, ví dụ đơn giản như cập nhật tình hình phân phối tại các địa điểm khác nhau, tăng hiệu quả cho đội ngũ bán hàng, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn và giao hàng.

Là một giải pháp tối ưu thời gian, chi phí, tiền bạc, phần mềm quản lý hệ thống được kha khá doanh nghiệp phát triển và cung cấp, tùy thuộc vào từng nhu cầu của các đối tượng khách hàng khác nhau mà DMS sẽ có thêm những tính năng riêng. Nhưng nhìn chung, để đủ tiêu chuẩn được gọi là phần mềm quản lý hệ thống, DMS gồm những đặc điểm sau:

• Trung tâm kiểm soát và quản lý: Tiếp nhận và xử lý các đơn hàng gửi về, theo dõi và giám sát hoạt động của lực lượng bán hàng, thống kê báo cáo bán hàng theo từng mốc thời gian ngày, giờ, tuần, tháng, năm,…
• Sử dụng được trên đa thiết bị, nền tảng: từ điện thoại đến máy tính hệ điều hành IOS hoặc Android, giúp lực lượng bán hàng dễ dàng xử lý, tiếp nhận đơn hàng, nhập dữ liệu nhanh chóng ngay cả trên điện thoại. 
• Ngoài ra phần mềm còn tối ưu dữ liệu tuyến bán hàng, báo cáo doanh thu, lượng tồn kho cũng như xử lý kịp thời yêu cầu của khách hàng.

Tác dụng của phần mềm quản lý hệ thống phân phối 

Được đánh giá là công cụ quản lý lực lượng bán hàng tốt hơn, phần mềm quản lý hệ thống cung cấp dữ liệu về lộ trình của nhân viên, có tác dụng hỗ trợ hiệu quả trong quá trình trưng bày sản phẩm tại cửa hàng. Những phần mềm quản lý như này sẽ hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc thay đổi hiệu quả hoạt động kênh phân phối, tối ưu quy trình bán hàng.

Đặc biệt, phần mềm quản lý hệ thống sẽ chủ động kiểm soát lượng hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và tối ưu. DMS còn cung cấp các báo cáo tức thời nhằm đánh giá tình hình bán hàng để doanh nghiệp kịp thời có giải pháp xử lý.

Cuối cùng thì việc áp dụng phần mềm quản lý hệ thống vào hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, tối ưu chi phí doanh nghiệp và đem đến trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Tác dụng của phần mềm quản lý hệ thống đối với cấp bậc quản trị 

• Thống kê số liệu doanh thu nhanh chóng, báo cáo dữ liệu, công nợ lưu kho dễ dàng;
• Quản lý hệ thống nhân viên trong quá trình làm việc, xác định hiệu quả hoạt động bán hàng của họ;
• Theo dõi và xử lý các hoạt động bán như khuyến mãi, voucher giảm giá nhằm kích cầu doanh thu;
• Giám sát tiến độ đơn hàng, lên lịch thực hiện các hợp đồng với khách hàng;
• Lưu trữ data khách hàng, thông tin đối thủ cùng ngành.

Phần mềm quản lý hệ thống có tác dụng to lớn đối với các nhà quản trị trong doanh nghiệp, tính nhanh chóng thuận tiện của DMS giúp công ty kịp thời đưa ra các giải pháp về dòng tiền hoặc những kế hoạch, chiến lược đột phá.

Tác dụng của phần mềm quản lý hệ thống đối với nhân viên bán hàng

• Phần mềm tự động tạo và gửi đơn hàng theo yêu cầu kèm theo mã giảm giá (nếu có), tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi đặt hàng;
• Giám sát lượng tồn kho, để kịp đề xuất bổ sung hàng hóa, nhanh chóng thực hiện những chiến dịch Marketing từ tổng công ty;
• Theo dõi tiến độ đơn hàng và hợp đồng, chia sẻ thông tin thời gian làm việc, xoay ca… để quản lý kịp thời có kế hoạch bổ sung nhân sự phù hợp.

Vì vậy đối với nhân viên bán hàng, phần mềm quản lý hệ thống phân phối có một vai trò hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ khách hàng. 

Tác dụng của phần mềm quản lý hệ thống đối với nhà phân phối

Nhà phân phối là trung gian nhận hàng từ công ty và mang sản phẩm đến các đại lý cấp thấp hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. Phần mềm sẽ hỗ trợ nhà phân phối dễ dàng hơn trong việc:

• Kiểm soát hàng hóa tồn kho;
• Cập nhật công nợ liên tục, đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa;
• Quản lý hoạt động bán hàng;
• Có khả năng tự động tính toán chiết khấu, phần trăm hoa hồng với các đại lý từ cao đến thấp.

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối nào phù hợp với từng doanh nghiệp

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối, doanh nghiệp bạn cần phải xác định rõ nhu cầu sử dụng của công ty để ứng dụng tốt nhất, tránh lãng phí, sử dụng phần mềm kém chất lượng.

Doanh nghiệp lớn quản lý kênh phân phối đa lĩnh vực:

Doanh nghiệp bạn sẽ cần phần mềm có khả năng tích hợp các dữ liệu tổng hợp và quy trình nghiệp vụ giữa các mô-đun với nhau để phân phối tích hợp. Vì vậy phần mềm quản lý hệ thống phân phối tổng thể phải có các phân hệ kế toán, CRM, quản lý, kiểm soát lượng hàng tồn kho, tính năng tự động chuyển báo giá thành đơn đặt hàng, và có khả năng tạo ra danh sách hàng hóa cần bốc dỡ nhanh chóng, có chức năng in tem thông tin vận chuyển, và xuất hóa đơn, chứng từ… 

Những doanh nghiệp này sẽ phù hợp với các phần mềm quản lý hệ thống phân phối đầy đủ như sau Microsoft Dynamics AX hoặc Sage ERP.

Doanh nghiệp quản lý, giám sát hệ thống chuỗi cung ứng:

Điểu đặc thù của các doanh nghiệp này là có nhu cầu vận hành rất nhiều kho hàng, nhà xưởng, muốn kiểm soát và cân bằng lượng hàng tồn kho trong giữa các vùng địa lý. Vì vậy doanh nghiệp cần những loại phần mềm có khả năng cân bằng hàng tồn, lưu kho và liên kho hàng tốt nhất, không để xảy ra tình trạng thừa thiếu.

Trong khi đó phần mềm vẫn phải đáp ứng hàng hóa được lưu trữ gần với vùng khách hàng tiềm năng. Một số phần mềm quản lý hệ thống phân phối nên dùng như Oracle, SAP có khả năng cung cấp dữ liệu báo cáo kinh doanh trên hệ thống của tổng công ty với độ chi tiết, có khả năng phân công nghiệp vụ phòng ban. 

Hai phần mềm trên được đánh giá rất hiệu quả, luôn đảm bảo nguồn cung cấp cho khách hàng dù đơn đặt hàng đến từ các vùng địa lý khác nhau. 

Các doanh nghiệp có phòng ban phân phối:

Các doanh nghiệp này sở hữu mạng lưới phân phối sản phẩm trong hệ thống kinh doanh của mình. Họ cung cấp vài loại hàng hóa sản xuất ra và cung ứng cho các địa điểm bán hàng của doanh nghiệp. Họ phải cạnh tranh với nhiều nhà cung cấp khác nhau, đối mặt với các vấn đề lượng tồn kho, tạo ra sức hút để tiếp cận những khách hàng doanh nghiệp và phải cân nhắc các dịch vụ vận chuyển thuê ngoài do sợ vượt chi phí.

Do vậy nên các công ty này thường đánh giá cao phần mềm quản lý hệ thống phân phối phục vụ cho phòng ban nội bộ trong công ty ví dụ như Misa,…

Doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm phân phối:

Doanh nghiệp nhỏ à các công ty, đại lý phân phối hàng hóa thuộc cấp địa phương của các doanh nghiệp lớn sản xuất kinh doanh sản phẩm hoặc các công ty kinh doanh quản lý chuỗi hệ thống phân phối hàng hóa. 

Các đại lý phân phối này sẽ có một lượng khách hàng nhất định theo quy mô hoặc khu vực địa lý và họ sẽ phân phối nhỏ các mặt hàng, thường không có nhiều vốn. Vậy nên doanh nghiệp thường sẽ sử dụng phần mềm excel để quản lý các hoạt động phân phối của mình hoặc sử dụng phần mềm kế toán phổ biến để phân phối như Peachtree, 1C bán lẻ 8…

Hi vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp các quý độc giả hiểu được Thế nào là phần mềm quản lý hệ thống phân phối? Phần mềm nào dành cho doanh nghiệp bạn?, cũng như hiểu được việc xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả là yếu tố thành công trên con đường chinh phục thị trường.